Hai organizzato le tue vacanze e sarai fuori città per alcuni giorni. Ormai è tutto pronto, manca però soltanto una cosa: avvisare i colleghi e i clienti che non ci sarai in quei giorni e non potrai rispondere a nessuna delle loro email. Ti sembra un lavoro lungo, dico bene? In realtà non è così, in quanto puoi risolvere tramite la funzionalità di risposta automatica delle caselle di posta elettronica. Così facendo, chiunque dovesse contattarti riceverà una risposta programma da te, nella quale avviserai che non sei al momento disponibile.

Bene! Scommetto che è proprio quello che stavi cercando. Come dici? Hai una casella di posta Outlook e vuoi sapere se questa funzionalità è disponibile? La risposta è affermativa e fra qualche istante ti spiegherò come attivarla. Nella guida di oggi, infatti, ti illustrerò come impostare risposta automatica Outlook sia direttamente da Webmail, sia tramite il software Outlook per Windows e macOS (indipendentemente dalle caselle di posta configurate al suo interno).

Non vedi l’ora di iniziare a leggere i consigli che ho scritto per te in questo mio tutorial? Se le cose stanno così, non perdiamo altro tempo e iniziamo immediatamente. Siediti comodamente e presta attenzione alle procedure che ti indicherò, così da essere sicuro di impostare una risposta automatizzata da usare sulla tua casella email Outlook e non solo. Ti auguro una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!

Indice

Impostare una risposta automatica su Outlook.com

Se vuoi impostare la risposta automatica direttamente sulla Webmail di Outlook, la procedura da seguire è semplice. Per prima cosa, raggiungi il link che ti ho fornito e accedi alla casella di posta elettronica Outlook con le credenziali dell’account Microsoft in tuo possesso.

A login effettuato, verrai indirizzato all’interno della casella di Outlook, per leggere e comporre le email. Nella schermata principale, fai clic sull’icona con un ingranaggio, che trovi situata in alto a destra e, nel riquadro che ti viene mostrato, seleziona la voce Visualizza tutte le impostazioni di Outlook, che trovi in basso.

Fatto ciò, nella schermata che visualizzi, seleziona le voci Posta > Risposte automatiche, per accedere al pannello di configurazione delle risposte automatiche. Sposta quindi la levetta da OFF a ON in prossimità della dicitura Attiva le risposte automatiche, così da attivare la funzionalità.

Arrivato a questo punto, non ti resta che configurare la risposta automatica. Per fare ciò, utilizza il riquadro di testo che trovi in basso per comporre il messaggio da inviare automaticamente ogni volta che ricevi l’email da un qualsiasi mittente. Avrai a disposizione un editor HTML avanzato per formattare il testo a tuo piacimento.

Adesso devi decidere se la risposta automatizzata deve essere configurata su tutti i contatti (impostazione di default) oppure soltanto ai propri contatti memorizzati nella rubrica di Outlook. In quest’ultimo caso, devi semplicemente mettere un segno di spunta nella casella in basso Invia le risposte solo ai contatti.

Il sistema di invio delle risposte automatiche può essere configurato per funzionare soltanto in uno specifico intervallo di tempo, in modo da essere sicuro che questa funzionalità si avvii e si concluda anche se non hai la possibilità di accedere alla casella di posta elettronica. A tal proposito, attiva la casella Invia risposte solo durante un periodo di tempo e imposta la data e l’orario di inizio e conclusione di questa operazione automatizzata.

Dopo aver configurato tutti i parametri sopra menzionati, premi sul pulsante Salva, situato in alto a destra nella schermata. Così facendo, ogni volta che riceverai un’email, verrà inviata una risposta automatica secondo le impostazioni da te configurate

La procedura sopra indicata può essere eseguita anche su smartphone e tablet, raggiungendo la Webmail di Outlook tramite il browser del dispositivo mobile. Dopo aver eseguito il login, fai tap sull’icona  situata in alto a sinistra e pigia sulla voce Risposte automatiche. Metti un segno di spunta sulla casella Invia risposte automatiche ed esegui la stessa procedura indicata nelle righe precedenti per creare e configurare il messaggio automatico di risposta alle email ricevute.

Ti avviso che questa funzionalità non può essere programmata su smartphone e tablet e dovrai, quindi, disattivarla manualmente quando non ne hai più bisogno, togliendo il segno di spunta dalla casella Invia risposte automatiche.

Impostare una risposta automatica su Microsoft Outlook

Le risposte automatiche possono essere configurate su un account di posta elettronica Outlook anche direttamente dal software Microsoft Outlook, presente nella suite per la produttività Microsoft Office. Non ne hai mai sentito parlare? In questo caso ti consiglio di leggere le mie guide su come scaricare Outlook e come configurarlo, per approfondire l’argomento.

Nei prossimi capitoli, invece, ti illustrerò la procedura per configurare una risposta automatica su Microsoft Outlook, sia tramite il client desktop disponibile su Windows, sia tramite quello per macOS. Ti avviso che il sistema di risposte automatiche è disponibile per tutte quelle caselle di posta elettronica che supportano anticamente questa funzionalità. Non serve che il client rimanga in esecuzione sul PC, perché la risposta automatica verrà inoltrata al server di posta elettronica per funzionare anche quando il PC è spento.

Per gli account configurati in IMAP e POP3, questa funzionalità potrebbe però non essere disponibile. Puoi quindi consultare questo capitolo per utilizzare la funzionalità Regole, che funziona soltanto se il client Outlook è in esecuzione sul PC.

Windows

Per configurare Microsoft Outlook su Windows all’invio di risposte automatiche, segui la procedura che ti illustrerò nelle prossime righe, che ti richiederà soltanto alcuni minuti del tuo tempo.

Innanzitutto, avvia Microsoft Outlook, tramite la sua icona sul desktop o nel menu Start. Fatto ciò, seleziona la scheda File in alto, in modo da aprire una nuova schermata, e premi sul tasto Risposte automatiche (Fuori sede).

Ti verrà mostrato un nuovo riquadro tramite il quale potrai configurare la risposta automatica da inviare a coloro che ti inviano una nuova email. Per prima cosa, attiva quindi la casella Invia risposte automatiche e decidi se impostare un intervallo di tempo di inizio e conclusione del processo automatizzato, attivando la casella Invia solo all’interno dell’intervallo di tempo e usando i menu a tendina per scegliere la data e l’ora di inizio e fine.

Adesso, ti resta soltanto di comporre il messaggio della risposta automatica. A tal proposito, utilizza le schede Interni all’organizzazione, per configurare un messaggio da inviare ai propri colleghi appartenenti allo stesso gruppo di lavoro, e/o Esterni all’organizzazione, cioè per rispondere a qualsiasi mittente. In quest’ultimo caso, devi prima attivare la casella Invia risposta automatica a utenti esterni all’organizzazione e poi scegliere se questa risposta deve essere inviata solo ai contatti di Outlook (Solo Contatti personali) o a chiunque (Utenti esterni all’organizzazione).

Infine, utilizza la casella di testo con editor HTML avanzato per creare il messaggio di risposta e premi il tasto OK, per confermare l’operazione. Se l’operazione è andata a buon fine, ti verrà mostrata una notifica nella schermata principale di Outlook, a indicarti che le risposte automatiche sono attive e che puoi disattivarle facendo clic sull’apposito tasto Disattiva.

macOS

Anche tramite Outlook per macOS si può configurare la risposta automatica per i messaggi di posta in arrivo. Per fare ciò, raggiungi la scheda Strumenti e premi sul tasto Fuori sede.

Nella nuova schermata che ti viene mostrata, metti un segno di spunta sulla casella Invia risposte automatiche per l’account. A questo punto, utilizza la casella di testo Rispondi una sola volta a ogni mittente con per compilare il messaggio da utilizzare nella risposta automatica. Metti poi un segno di spunta sulla casella Invia risposte solo in questo periodo di tempo, per configurare la data e l’ora di inizio e conclusione dell’operazione automatizzata.

Se vuoi inviare una risposta anche ai mittenti esterni al tuo team di lavoro, puoi abilitare la casella Invia risposte anche a mittenti esterni all’organizzazione, digitando il testo nell’apposita area di testo e scegliendo poi le opzioni Solo ai mittenti inclusi nell’elenco contatti, per inviare le risposte solo ai membri della rubrica, oppure Invia a tutti i mittenti esterni, cioè a qualsiasi indirizzo email, inclusi quelli provenienti da newsletter. Quando avrai completato di configurare la risposta automatica, premi sul tasto OK per confermare.

Utilizzare le Regole di Outlook per configurare una risposta automatica

In Microsoft Outlook è possibile configurare una risposta automatica anche per quegli indirizzi di posta elettronica configurati in IMAP o POP3 o le caselle che non supportano questa funzionalità di Microsoft. Le risposte funzioneranno però soltanto se Outlook sarà in esecuzione sul PC, in quanto verrà utilizzata la funzionalità Regole, di cui ti parlerò nei prossimi paragrafi.

Windows

Su Windows, avvia Outlook e fai clic sul tasto Nuovo messaggio di posta elettronica, situato a sinistra nella scheda Home. Compila quindi il messaggio di testo per la risposta automatica, includendo anche l’oggetto, e premi poi sulle voci File > Salva con nome, scegliendo come formato Modello Outlook OTF.

Dopo aver salvato la risposta automatica in formato OTF, è il momento di configurarla all’interno di una regola di Outlook. Per fare ciò, clicca sulla scheda File e premi poi il tasto Regole e avvisi. Nella schermata che ti viene mostrata, fai clic sul pulsante Nuova regola e scegli l’opzione Applica regola a tutti i messaggi ricevuti, premendo poi su Avanti.

Arrivato a questo punto, premi di nuovo sul tasto Avanti, senza selezionare alcuna opzione e conferma la scelta facendo clic su . Nella schermata successiva, scegli la casella Rispondi utilizzando un modello specifico e fai clic sulla dicitura Modello specifico che trovi in basso. Esplora quindi le cartelle del computer per trovare il file OTF precedentemente salvato e premi sul tasto Apri.

Adesso, premi sul tasto Avanti per due volte consecutive e, infine, su quello denominato Fine. Così facendo, verrà creata una regola che invierà una risposta automatica a tutti i messaggi ricevuti quando Outlook è in esecuzione. Per disattivarla, ti basta tornare nella sezione Regole e avvisi ed eliminare la regola in elenco, tramite l’apposito tasto Elimina.

macOS

Su macOS, invece, la configurazione di una risposta automatica tramite regola è più semplice, rispetto alla procedura indicata per Windows. Seleziona la scheda Organizza e premi sul tasto Regole, selezionando la voce Modifica regole, dal riquadro che ti viene mostrato.

Fatto ciò, fai clic sulla voce IMAP o POP sulla sinistra, in base a come hai configurato la casella di posta elettronica, e premi sul tasto + che trovi in basso, per creare una nuova regola. Nella sezione Esegui la seguente azione, premi sul tasto + sulla destra e fai clic sul menu a tendina in corrispondenza della voce Sposta messaggio. Seleziona quindi la voce Rispondi e fai clic sulla casella a fianco Testo della risposta. Digita quindi la risposta da inviare e premi sul tasto OK. Premi nuovamente il tasto OK per confermare la creazione della regola.



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