Sei titolare di un’attività commerciale e, dopo aver adottato il sistema della fatturazione elettronica, ti sei ritrovato a gestire decine e decine di file XML contenenti i dati relativi alle fatture emesse e ricevute. Nonostante tu abbia piena traccia della tua contabilità, vorresti comunque “conservare” le fatture digitali nel formato PDF, così da poterle leggere da qualsiasi dispositivo, senza la necessità di affidarti a software specifici o a servizi online dedicati.

Come dici? Ho decisamente centrato il punto? Perfetto, allora lascia che te lo dica: sei capitato nel posto giusto, in un momento che non poteva essere migliore! Di seguito, infatti, ti spiegherò per filo e per segno come convertire un file XML in PDF sia utilizzando specifici programmi o funzionalità dei sistemi operativi per computer, sia avvalendoti di una serie di portali Web preposti allo scopo. In particolare, sarà mia cura fornirti istruzioni valide sia per i “generici” file XML (cioè quelli che devono essere letti così come sono), sia per i file contenenti informazioni relative alla fatturazione elettronica.

Dunque, senza attendere un attimo in più, ritaglia qualche minuto di tempo libero per te e leggi con molta attenzione tutto quanto ho da spiegarti sull’argomento: sono sicuro che, una volta terminata la lettura di questa guida, riuscirai a effettuare correttamente la conversione dei file in questione, rendendoli così comodamente fruibili attraverso qualsiasi dispositivo tu abbia in dotazione. Detto ciò, non mi resta altro da fare se non augurarti buona lettura e buon lavoro!

Indice

Come convertire un file XML in PDF gratis

Come convertire un file XML in PDF gratis

Se hai bisogno di un software che ti permetta di convertire un file XML in PDF gratis, allora ti trovi nella sezione di questa guida che fa maggiormente al caso tuo.

Di seguito, infatti, mi appresto a fornirti un paio di soluzioni che ti aiuteranno sicuramente a raggiungere il tuo scopo: la prima prevede la conversione del file tramite la stampante PDF integrata in Windows 10 e in macOS (ed ottenibile su altre versioni di Windows tramite apposito software gratuito); la seconda, invece, è dedicata alla corretta conversione dei file XML contenenti fatture elettroniche (che, dunque, necessitano di formattazione aggiuntiva) e implica l’utilizzo del programma open source AssoInvoice, che è disponibile gratuitamente per Windows, macOS e Linux: ecco tutti i dettagli.

Stampa su PDF (Windows/macOS)

 Come convertire un file XML in PDF gratis - Stampare su PDF

Se hai bisogno di convertire un file XML in PDF così com’è, dunque, senza applicare formattazioni aggiuntive per renderlo “leggibile” (cosa che, come scoprirai tra breve, è necessaria per visualizzare correttamente le fatture elettroniche disponibili in tale formato), puoi agire facilmente utilizzando la stampante PDF disponibile “di serie” in Windows 10 e in tutte le versioni di macOS.

Qualora stessi usando una versione precedente di Windows, puoi effettuare la stampa diretta (e quindi la conversione) in un file PDF installando preventivamente un software aggiuntivo come doPDF: se hai bisogno di aiuto in tal senso, consulta la mia guida su come stampare in PDF, nella quale ti ho fornito tutte le informazioni del caso.

Ad ogni modo, per prima cosa, apri il file XML di tuo interesse utilizzando uno dei programmi compatibili con questo formato (ad es. il browser, WordPad/Blocco Note su Windows, TextEdit su macOS o, ancora, Microsoft Excel) e accedi alla funzionalità di Stampa integrata nel programma da te scelto, utilizzando il menu più appropriato oppure la combinazione di tasti Ctrl+P (per Windows) o cmd+p (per macOS). Se non sai come aprire un documento xml usando uno dei programmi che ti ho citato poc’anzi, puoi fare riferimento alle istruzioni che ti ho segnalato nel mio tutorial su come aprire i file .xml.

Una volta visualizzata la schermata di stampa del programma, se ti trovi su Windows, individua il menu a tendina relativo alla stampante in uso e impostalo sulla voce Microsoft Print to PDF (su Windows 10) o doPDF (sulle versioni precedenti di Windows), quindi clicca sul pulsante Stampa e indica la cartella in cui salvare il file PDF generato.

Se, invece, ti trovi su macOS, clicca sul menu a tendina PDF collocato in basso a sinistra, seleziona la voce Salva come PDF e indica la cartella in cui memorizzare il file convertito. Tutto qui!

AssoInvoice (Windows/macOS)

 Come convertire un file XML in PDF gratis - AssoInvoice

Se è tua intenzione convertire in PDF un file XML relativo a una fattura elettronica, può venirti in aiuto un programma come AssoInvoice: tale software, disponibile gratuitamente per Windows, macOS e Linux e basato su Java, permette di visionare e stampare (anche in formato PDF, previa opportuna configurazione) i documenti XML relativi alla fatturazione elettronica.

Per ottenerlo, collegati al sito Internet del software, clicca sull’icona relativa al sistema operativo da te in uso (ad es. Windows macOS) e attendi che il pacchetto più appropriato venga scaricato sul computer. Fatto ciò, se ti trovi su Windows, lancia il file .exe ottenuto (ad es. Windows_AssoInvoice_xy.exe), clicca sui pulsanti Sì Avanti, accetta il contratto di licenza apponendo il segno di spunta accanto all’apposita voce, pigia sul bottone Avanti, ripeti nuovamente la medesima operazione nella finestra successiva, premi ancora per due volte consecutive su Avanti, poi sui pulsanti Installa Fine, dunque, avvia il programma appena installato richiamandolo dal menu Start di Windows.

Se stai usando macOS, invece, apri la cartella Download all’interno del Finder, fai clic destro sul file .zip ottenuto in precedenza, clicca sulla voce Apri collocata nel menu proposto e poi sul pulsante Apri. Qualora dovessi ricevere un errore riguardo l’assenza del software Java, provvedi a installare Java Runtime Environment seguendo le istruzioni che ti ho fornito all’interno di questa guida e riprova ad aprire il file come visto in precedenza.

Una volta avviato AssoInvoice, premi sui due pulsanti Approvo mostrato a schermo per accettare la licenza d’uso del programma, clicca sul pulsante (⋮) collocato in alto a sinistra, poi sulla piccola icona a forma di cartella collocata nel riquadro Seleziona directory di lavoro, dunque, indica la cartella in cui hai preventivamente salvato il file (o i file) XML da visualizzare.

Successivamente, pigia sull’anteprima della fattura indicata nel riquadro centrale del programma e scegli il formato di salvataggio che preferisci (Semplificato, Completo o Ministeriale) intervenendo sul menu a tendina collocato accanto alla ragione sociale del cliente.

A questo punto, puoi procedere al salvataggio del file in PDF tramite la funzione di stampa su file integrata nel sistema operativo Windows 10: clicca, dunque, sull’icona a forma di stampante collocata nel riquadro destro del programma, intervieni sul menu a tendina Seleziona la stampante per impostare la voce Printer Microsoft Print to PDF e, infine, clicca sul pulsante OK per scegliere la cartella in cui salvare il file convertito.

Nota: se stai usando una versione di Windows precedente a Windows 10 e non hai a disposizione la stampante PDF di sistema, puoi ovviare tramite un software di terze parti che possa sopperire a questa mancanza, così come ti ho spiegato nella sezione precedente di questa guida.

Se, invece, ti trovi su Mac, non puoi usare direttamente la funzionalità di stampa di sistema, ma puoi ovviare salvando preventivamente il documento xml in un file HTML: clicca sul pulsante Scarica (la freccia con la linea in basso), procedi al salvataggio del file nella cartella che più preferisci e, quando hai fatto, aprilo in Safari facendo semplicemente doppio clic sullo stesso.

Per concludere, accedi alla finestra di stampa del browser (menu File > Stampa oppure combinazione di tasti cmd+p), clicca sul menu a tendina PDF collocato in basso a sinistra e, per concludere, scegli la voce Salva come PDF dal menu proposto.

Come convertire un file XML in PDF online

Come convertire un file XML in PDF online

Le soluzioni fornite poc’anzi non ti sono state d’aiuto, poiché non hai la possibilità di installare nessun software per la gestione e la conversione dei file XML? Nessun problema: in questo caso, possono venirti in aiuto dei validi servizi online ugualmente efficienti, come ad esempio Aconvert (per la conversione di XML “generici”) e MKT (per la conversione di fatture elettroniche). Di seguito trovi spiegato tutto nel dettaglio.

Aconvert XML to PDF

Come convertire un file XML in PDF online - Aconvert

Per convertire un file XML in PDF utilizzando il servizio offerto da Aconvert, procedi come segue: collegati innanzitutto a questo sito Internet, clicca sul pulsante Scegli file collocato nella pagina che ti viene proposta e seleziona, aiutandoti con il pannello che compare a schermo, il file XML da convertire.

Successivamente, assicurati che il menu a tendina Target format sia impostato su PDF, pigia sul pulsante Convert now per avviare il processo di analisi e conversione e, infine, clicca sul link xxxyyy.pdf, collocato nella colonna Output file, per scaricare subito il file convertito. Non è stato affatto difficile, vero?

Ti informo che il sito cancella i file caricati sui suoi server a poche ore dall’upload, quindi promette di tutelare al meglio la privacy dell’utente.

Convertitore MKT

Come convertire un file XML in PDF online - MKT

Se hai la precisa intenzione di trasformare in PDF un file XML contenente una fattura elettronica, allora ti consiglio di affidarti al valido convertitore offerto da MKT.it. Prima di procedere, però, voglio avvisarti che, in fase di conversione, il sistema applicherà un watermark identificativo, cioè una piccola dicitura a margine dell’ultimo foglio della fattura indicante il nome del portale utilizzato.

Fatta questa importante premessa, è il momento di passare all’azione: per prima cosa, collegati al sito Web del servizio in questione, clicca sul pulsante Scegli file, quindi seleziona il file XML che ti interessa convertire. A upload completato, indica il Modello PDF (formato Compatto Ministeriale) più adatto alle tue necessità utilizzando l’apposito menu a tendina, apponi il segno di spunta accanto alla voce Non sono un robot per superare il controllo di sicurezza e, per convertire e visionare il file, clicca sui pulsanti Converti Stampa PDF

Per concludere, utilizza la funzionalità di salvataggio/download annessa alla finestra che va ad aprirsi, scegli la cartella in cui scaricare il file e premi sul pulsante Salva per finalizzare il tutto.

Non essendoci informazioni precise in tal senso, è possibile che i file caricati sui server del servizio non vengano cancellati entro breve tempo dopo l’upload. Tieni conto di questo fattore in ottica privacy.

Come convertire un file XML in PDF Agenzia delle Entrate

Come convertire un file XML in PDF Agenzia delle Entrate

Principalmente, hai due modi per convertire un file XML in PDF dal sito dell’Agenzia dell’entrate: il primo è di scaricare fin da subito il PDF relativo a una fattura in corso di predisposizione (ricordando che il file da trasmettere al SdI è comunque resta quello di tipo XML); il secondo, invece, è di scaricare il file XML dall’area Consultazione del portale e convertirlo in un secondo momento.

Per convertire un file XML in PDF relativo a una fattura che ti appresti a compilare, procedi come segue: per prima cosa, predisponi la fattura digitale collegandoti all’area Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia delle Entrate e immettendo, dove richieste, le credenziali d’accesso (oppure usando il sistema SPID o, ancora, la Carta Nazionale dei Servizi), dunque, accedi all’area della Fatturazione elettronica e indica il tipo di fattura da compilare (ad es. fattura ordinaria).

A questo punto, immetti tutte le informazioni necessarie (ad es. il codice destinatario o l’indirizzo telematico comunicato dal cliente, i relativi dati personali, i beni e i servizi con relativi importi e aliquote, e così via) come faresti di solito; quando hai finito, accedi alla scheda Riepilogo e, dopo aver controllato attentamente le informazioni inserite, premi il pulsante Conferma per eseguire i controlli del sistema ricevente.

Una volta eseguito questo controllo, il gioco è praticamente fatto: puoi scaricare direttamente il file PDF relativo alla fattura elettronica appena elaborata cliccando sul pulsante Visualizza PDF collocato in fondo alla pagina e utilizzando l’apposita funzionalità del browser per salvarlo sul computer.

Ricorda che, affinché la fattura sia valida, devi procedere con la validazione del file XML tramite il Sistema d’Interscambio: salva sul computer il file XML, firmalo digitalmente e, in seguito, sottoponilo al summenzionato sistema per i controlli del caso.

Qualora volessi trasformare in PDF il file XML di una fattura già elaborata o ricevuta, devi, invece, accedere all’area dei dati rilevanti ai fini IVA collocata nel riquadro Consultazione del portale dell’Agenzia delle Entrate; fatto ciò, definisci la data di riferimento della fattura di tuo interesse usando il riquadro sinistro, pigia sul bottone Cerca e, una volta individuata la fattura di tuo interesse nella parte destra della finestra, clicca sul bottone a forma di lente d’ingrandimento per visualizzare i dettagli della fattura.

Una volta scaricata la schermata successiva, clicca sulla voce Download file fattura per ottenere il file XML relativo al documento appena visualizzato e, in seguito, convertilo in un file PDF usando le istruzioni che ti ho fornito nei capitoli dedicati alla conversione gratuita e alla conversione tramite strumenti online di questa guida.

Come convertire un file XML p7m in PDF

Come convertire un file XML p7m in PDF

Se ti trovi davanti a un file con estensione XML.p7m, è molto probabile che si tratti di una fattura elettronica a cui è stata preventivamente apposta una firma digitale: per questo motivo, prima ancora di effettuare la conversione, è necessario analizzare e validare la firma per visionare il contenuto del documento XML incluso nel file in questione.

Tale risultato può essere ottenuto utilizzando alcuni software progettati per lo scopo, come ArubaSign o Dike, oppure specifici servizi online, come PosteCert o InfoCert: per informazioni più dettagliate riguardo il loro utilizzo, ti esorto a consultare la mia guida specifica sull’apertura dei file PDF.p7m, facilmente riadattabile anche per il salvataggio dei documenti XML.

Ad ogni modo, una volta decifrata la firma digitale ed “estratto” il file XML non protetto di tuo interesse, puoi procedere con la sua conversione utilizzando uno dei metodi che ti ho illustrato nelle battute precedenti di questa guida.

In alternativa, puoi caricare il file XML.p7m direttamente sul portale di conversione offerto da MKT, il quale offre pieno supporto anche alla tipologia di documenti in questione, utilizzando i medesimi passaggi che ti ho mostrato in precedenza.



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